FaceBooktwitteryoutube
هيئة الوثائق والمحفوظات
المزيد المزيد المزيد المزيد
منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوحدات الحكوميةمنهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوحدات الحكومية
الوقت10/04/2012 - 12:22:36
قراءة :6357

ينبني النظام العصري لإدارة الوثائق العمومية بالوحدات الحكومية على الاهتمام بجميع أنواع الوثائق التي تنتجها أو تنشئها التقسيمات الإدارية بجميع الجهات الحكومية دون استثناء أو تمييز بين الوثائق المشتركة والمتداولة لدى الهياكل العمومية وبين الوثائق الخصوصية بكل وزارة أو هيكل عمومي .فيما ما يتعلق بالوثائق المشتركة و تطبيقا لقرار مجلس الوزراء الموقر في جلسته رقم 2 / 2009  بتشكيل لجنة متابعة إعداد نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات الحكومية وكذلك تشكيل فرق عمل منبثقة من اللجنة المشار إليها تتولى إجراء كشف لأنواع الوثائق تمهيدا لإعداد جدول مدد استبقاء و نظام لتصيف الوثائق، تم تشكيل لجنة متابعة برئاسة سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية ، كما تم تشكيل 16 فريق عمل انبثقت عن المجموعات الأربعة المذكورة أعلاه، وذلك لإنجاز  مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الوحدات الحكومية يتكونون من 75 موظفا ينتمون إلى 34 وحدة حكومية تم اختيارهم من ذوي الخبرة والاختصاص كل في مجال عمله  وممن تتوفر فيهم الشروط الضرورية والحنكة في إنجاز الأعمال المنوطة بعهدتهم. فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للوحدات الحكومية سوف يتم اعتماد نفس المنهجية التي يتم اعتمادها في إدارة الوثائق المشتركة.
و تطبيقا  لقانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 ولائحته التنفيذية  تكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة، بالتنسيق مع الهيئة ، إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها الخصوصية يتضمن على الأخص ما يأتي:
أ‌-تصنيفا لوثائقها يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة  ونوعية وثائقها
ب‌-جداول مدد استبقاء وثائقها.
ج - طريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.
ويصدر هذا النظام بقرار من رئيس الجهة المعنية بعد موافقة الهيئة.
فوائد بناء نظام لإدارة الوثائق

•تنظيم الوثائق جارية الاستعمال مع سرعة الوصول إليها
•تطوير العمل الإداري والارتقاء بالإدارة
•المساهمة في تحقيق شفافية تسيير المرافق العامة
•تأمين سلامة الوثائق من الضياع أو التلف و الحفاظ على مصادر حقوق الأفراد والجماعات
•التوفير في وقت العمل وفي مساحة الأماكن والمعدات
•تيسير أعمال التقييم والتدقيق و التخطيط والاستشراف
•الانتقاء المنظم للوثائق الجديرة بالحفظ الدائم
إعداد الأدوات الإجرائية للنظام

بغرض إعداد نظام للوثائق بكل وحدة حكومية، يجب إجراء كشف عن واقع الوثائق بها ووضع خطة عمل لإعداد الأدوات الإجرائية للنظام.
و تتمثل الأدوات الإجرائية للنظام فيما يلي:
* فهرس لأنواع الوثائق المتداولة بالجهة المعنية.
*  جداول مدد استبقاء الوثائق حسب المراحل التي تمر بها الوثائق.
*نظام تصنيف للوثائق جارية الاستعمال.
1.إعداد فهرسا لأنواع الوثائق

•يؤدي الكشف عن وضع الوثائق بكل وحدة حكومية إلى الحصول على صورة دقيقة حول أنواعها وحجمها وتوزيعها عبر أقسامها وطرق تنظيمها واسترجاعها
•يتم جمع أنواع الملفات والوثائق المتداولة في كل قسم في فهرس مرتب حسب التنظيم الهيكلي للوحدة المعنية 
•يمثل هذا الفهرس قاعدة لبناء نظام تصنيف الوثائق ولإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق
2.إعداد نظام تصنيف للوثائق

•تهدف عملية إعداد نظام لتصنيف الوثائق إلى تيسير الوصول إليها والاستدلال عليها بسرعة ودقة ثم حفظها
•يُبنى نظام تصنيف الوثائق جارية الاستعمال بالوحدة الحكومية بتجميعها في مجموعات متجانسة حسب تقسيم العمل داخلها والأنشطة التي تقوم بها، ويتم تفريع الوظائف من العام إلى الخاص إلى أن تشمل العملية كل الوثائق
•يسند إلى كل نوع من الوثائق رمز عددي يميزه عن غيره و يمكّن من الاستدلال عليه
3. إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق

تضبط لكل نوع من الملفات والوثائق جارية الاستعمال:
•مدة الاستعمال في مكاتب العمل (فترة نشطة)
•مدة الاستبقاء في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة بالجهة المعنية   (فترة شبه نشطة)لما يتعين من أغراض: تنفيذ أحكام قانونية أو حفظ مصادر حقوق الأشخاص والجماعات أو ضرورة التدقيق والتقييم والتخطيط وضرورة الذاكرة
•المصير النهائي الذي تؤول إليه وهو أما الحفظ الدائم والترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أو الإتلاف.
الآليات المتبعة في تطبيق منهجية العمل
 
تضمنت مواد قانون الوثائق المحفوظات الوطنية سالف الذكر صراحة ، دور الهيئة في الإشراف الفني على تنظيم الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة بالجهات المعنية  وتقديم الدعم الفني لذلك  من خلال متابعة حسن تنفيذ إجراءات وقواعد العمل المقررة للوثائق بالتنسيق مع الجهات المعنية.
ونظرا  لتطلع الهيئة في تطبيق هذا النظام على جميع الوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق  أرست هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية خطة عمل قصيرة ومتوسطة المدى تتمكن من خلالها من بناء نظام الوثائق في جميع الجهات معتمدة في ذلك على دراسة أولية لواقع الحال بالوزارات وعدد المختصين بها وكذلك توفر الهيكل الإداري المختص والمتمثل في دوائر الوثائق بها.
منهجية بناء نظام للوثائق الخصوصية بالوحدات الحكومية

لذا، أرست هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية  جملة من القواعد والآليات التي ترمي من خلالها إلى تطبيق نظام عصري لإدارة الوثائق بالوحدات الحكومية وذلك من خلال التجارب السابقة  والاحتكاك بواقع فتح الملفات بالتقسيمات الإدارية للوحدات والأجهزة الحكومية وهي تتمثل في الخطوات التالية:
1.تشكيل لجنة متابعة رئيسية  لإعداد نظام إدارة الوثائق بكل وحدة حكومية تتكون من ممثلين عن المديريات العامة التخصصية للوحدة وتحت الإشراف المباشر لسعادة وكيل الوزارة الذي يرشحه معالي الوزير  .
2.تشكيل لجنة متابعة داخلية  لإعداد نظام إدارة الوثائق بكل وحدة حكومية تتكون من ممثلين عن المديريات العامة التخصصية للوحدة وتحت الإشراف المباشر لمعالي الوزير أو سعادة الوكيل  .
3.تشكيل مجموعات عمل تمثل التقسيمات الإدارية التخصصية للوحدة الحكومية تعمل في شكل فرق يتم اختيارهم من ذوي الخبرة والاختصاص كل في مجال عمله  وممن تتوفر فيهم الشروط الضرورية والحنكة في إنجاز الأعمال المنوطة بعهدتهم. يتم ترشيحهم من قبل المدير العام المختص والمشرف على التقسيمات الواردة بالدراسة والمنضوية تحت إشرافه
4.إصدار قرارات تفريغ لهؤلاء حتى يقوموا بأداء واجباتهم بالسرعة والدقة المطلوبة لبناء النظام
5.تنظيم دورة تدريبية لفائدة  أعضاء فرق العمل  حول المنهجية المتبعة في تطبيق هذه الآليات والتدرب حول أسلوب العمل النموذجي في الغرض.
6.إجراء دراسة مدققة لاختصاصات التقسيمات الإدارية المعنية بالوحدات الحكومية التي ينتمي إليها كل عضو حول المواضيع المكلف بها فريق العمل الذي ينتمي إليه، ثم يتولى أعضاء الفريق التنسيق بينهم لإعداد صيغة موحدة وشاملة لهذه الاختصاصات أثناء جلسة عمل.
7.استنباط المواضيع والمعاملات انطلاقا من الاختصاصات المتعلقة بالمواضيع التي كلف بها فريق العمل، ثم يتولى أعضاء الفريق التنسيق بينهم لإعداد صيغة موحدة وشاملة لهذه الاختصاصات أثناء جلسة عمل.
8.تحديد الوثائق والخلفيات المفروض تواجدها داخل كل ملف،
9. إعداد صيغة موحدة وشاملة لهذه الوثائق والخلفيات بحيث يتم الحصول على نماذج لإنشاء هذه الأنواع من الملفات.
10.عرض القائمة الاسمية للملفات والوثائق على المسؤولين بالتقسيمات الإدارية لإبداء الرأي وسد النواقص وإجراء مقارنة عملية على أرض الواقع بين الملفات التي تم استخراجها من قرارات الاختصاصات والملفات وخلفياتها من الوثائق الموجودة بمكاتب العمل.
11.عرض القائمة الاسمية للملفات للاعتماد من قبل المسؤولين عن التقسيمات الإدارية المعنية.  
يتم تطبيق جملة هذه الخطوات من خلال العمل الجاد والمتواصل لأعضاء فرق العمل والقيام بالمتابعة الدورية من قبل أعضاء لجنة القيادة بمشاركة الدعم الفني لأخصائيي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من خلال تكليف لجنة متابعة داخلية بالوزارة للتنسيق مع أعضاء الفرق ومن حول عقد جلسات عمل مكثفة ودورية لمختلف أعضاء الفرق المشاركة .
يعد إنجاز القائمة الاسمية للوثائق والملفات بمختلف تقسيمات الوحدات الحكومية، الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق المشتركة وفق أحدث المقاييس والمواصفات العالمية في هذا المجال وبالتالي الانطلاق في إنجاز المرحلة الثانية  والثالثة أي  إعداد جداول مدد استبقاء  الوثائق ونظام التصنيف  .
 
مهام واختصاصات مختلف أصناف الأعضاء المشاركين في إعداد النظام


1.لجنة المتابعة الرئيسية
تتشكل لجنة المتابعة الرئيسية  لإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للوزارة   بقرار من رئيس الوحدة الحكومية و تتشكل من ممثلين عن المديريات العامة التخصصية للوحدة وتحت الإشراف المباشر لسعادة وكيل  الوزارة الذي يتم ترشيحه من قبل معالي الوزير.

يتمثل دور أعضاء اللجنة الرئيسية في تقديم تقارير دورية إلى سعادة  وكيل الوزارة " رئيس اللجنة الرئيسية " حول مدى تقدم إنجاز خطة ومنهجية عمل إعداد نظام إدارة الوثائق بالوزارة حسبما ورد بالدراسة المعدة من قبل الهيئة مسبقا. ويتم رفع التقارير إلى سعادة الوكيل رئيس اللجنة  من قبل عضو اللجنة الذي يتم اختياره من بين المدراء العموم أعضاء لجنة المتابعة الرئيسية    و الذي يتم اختياره مسبقا.

 

2.لجنة المتابعة الداخلية
تتكون لجنة المتابعة الداخلية بالوزارة من أخصائيي الوثائق والمحفوظات بالوزارة  وكذلك موظفي دائرة الوثائق بها، حيث تتمثل مهامهم في متابعة سير عمل فرق العمل الممثلين عن التقسيمات الإدارية التخصصية ، و يتم تفريغهم في الغرض لمدة زمنية محددة ويقومون بالتنسيق بين المنسق الفني لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لدى الوزارة من جهة وبين فرق العمل المفرغة من الوزارة من جهة ثانية ، ورفع تقارير دورية عن سير العمل إلى المدير العام عضو لجنة المتابعة الرئيسية.

 3.فريق الدعم الإداري والفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
يتكون فريق الدعم الإداري والفني لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من عدد من الأخصائيين المعنيين بمتابعة الجوانب الإدارية والفنية في إنجاح هذا العمل ويتوزع فريق العمل حسب الجدول التالي:

توزيع مهام فريق الدعم الإداري والفني والتقني لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
1- المنسق الإداري للهيئة
يقوم المنسق الإداري للهيئة  بـ:
•تمثيل الهيئة  من خلال دائرة المتابعة والدعم الفني
•اتخاذ القرارات المتعلقة بتذليل الصعوبات الإدارية التي قد تعترض فرق العمل بالوزارة.•رفع تقارير دورية إلى سعادة رئيس الهيئة حول مدى تقدم سير العمل .وإيضاح كل الجوانب الإدارية والفنية المتعلقة بنجاح العمل.
2- المنسق الفني للهيئة
يقوم المنسق الفني للهيئة لدى الوزارة بـ:
• التنسيق مع فريق أخصائيي الوثائق والمحفوظات بالوزارة ( أعضاء لجنة المتابعة الداخلية)
• تلقي تقارير من قبل أعضاء لجنة المتابعة الداخلية حول تقدم أشغال مجموعات العمل تحت إشرافهم.
• رفع تقرير شامل إلى المنسق الإداري للهيئة يتضمن الجوانب الإدارية والفنية
3- مساعد المنسق الفني
يقوم مساعد المنسق الفني بمعاضدة مجهودات المنسق الفني والقيام مقامه في جميع الأعمال كلما استدعت الضرورة ذلك
4- المشرف الفني للهيئة
يقوم المشرف الفني للهيئة بـ:
• متابعة جميع أعمال الفرق من الناحية الفنية
• عقد الاجتماعات بفرق العمل كلما استوجب الأمر ذلك
• مراقبة أعمال فرق الكشف عن الوثائق بالتنسيق مع المنسق الفني للهيئة
• تقديم تقرير فني دوري في الغرض إلى المنسق الإداري للهيئة.
5- المشرف على تجميع البيانات بهيئة الوثائق
يقوم فريق تقنية المعلومات بالهيئة بالآتي:
• تجميع البيانات الواردة من فرق العمل في قاعدة بيانات لكل وزارة  تتضمن ما يلي:
1. قائمة  الملفات المتعلقة بكل فريق عمل
2. خلفيات الملفات من الوثائق
3. تجميع تقارير العمل الدورية الشاملة من قبل المنسق الإداري للهيئة
4. فرق الكشف عن الوثائق بالوزارة
 تقوم فرق الكشف عن الوثائق بالوزارة المعنية  بإجراء دراسة مدققة لاختصاصات التقسيمات الإدارية ومن ثـم استنباط المواضيع والمعاملات انطلاقا من تلك الاختصاصات ليتم في الأخير تحديد خلفيات كل ملف من الوثائق وضبطها في قائمة موحدة.


5. فريق تقنية المعلومات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
يقوم فريق تقنية المعلومات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بدعم عمل فريق الدعم الإداري والفني بالهيئة و القيام بإعداد قواعد البيانات المطلوبة لتخزين مخرجات العمل من القوائم ومن خلفيات الوثائق والملفات في صيغتها النهائية . كما يقوم فريق العمل بحفظ نسخ إلكترونية من تقارير العمل التي تتجمع لديه من قبل فرق الدعم الإداري والفني بالهيئة وجميع التقارير تتضمن سير العمل كتأريخ حول والطرق المتبعة فيه والصعوبات التي تم التعرض إليها والتأريخ  والطريقة في معالجة جملة هذه الأعمال .

والجهات الحكومية التي تم اعتماد أنظمة تصنيف جداول مدد استبقاء وثائقها الخصوصية وهي:

1- وزارة التراث والثقافة
2- وزارة الخدمة المدنية
3- وزارة الشؤون الرياضية
4- وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه
5- وزارة الداخلية
6- وزارة الأوقاف والشؤون الدينية
7- وزارة التربية والتعليم
8- وزارة التعليم العالي
9- وزارة النقل والاتصالات
10- وزارة التجارة والصناعة
11- وزارة العدل
12- وزارة النفط والغاز
13- الهيئة العامة للمخازن والاحتياطي الغذائي
14- الهيئة العامة للصناعات الحرفية
15- مجلس الشورى
16- مجلس الدولة
17- محافظة مسقط
18-وزارة القوى العاملة

19-وزارة البيئة والشؤون المناخية

20-وزارة الزراعة والثروة السمكية

21-وزارة السياحة

22-وزارة التنمية الإجتماعية

23-وزارة الشؤون القانونية

24-مؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان

25-جهاز الرقابة المالية والإدارية للدولة  
  
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تحميل الصفحة كـ PDF تحميل الصفحة كـ htm تحميل الصفحة كـ Doc